Sitzungsverwaltung

Der Unternehmensalltag ist zunehmend geprägt von Sitzungen und Meetings. Zur Vorbereitung von Sitzungen werden Dokumente versendet, müssen Teilnehmer eingeladen und deren Bestätigung dezentral dokumentiert werden. Und wer kennt nicht die anschließenden Fragen nach dem letzten Stand des Protokolls. Mit der Sitzungsverwaltung intecware::eSV stellen wir Ihnen eine Lösung zur Verfügung, die Sie optimal unterstützt. Alle sitzungsrelevanten Daten und Unterlagen werden zentral gehalten und sind somit immer schnell greifbar.

Sitzungen planen, durchführen, dokumentieren

wichtige Funktionen

Webanwendung
Multiprotokollierung
Browser- und Geräteunabhängig
Umfangreiche Aufgaben- und Beschlussverwaltung
Elektronischer Schreibtisch
Automatisierte Protokollgenerierung
Umfangreiche Schnittstellen zu externen Systemen

Ihr Nutzen

Zeitersparnis

Die Lösung ermöglicht einen schnellen und einfachen Austausch von Sitzungsunterlagen zwischen den Teilnehmern.

Alles auf einen Blick

Notwendige Informationen zu einer Aufgabe kann jeder Nutzer in seinem persönlichen Schreibtisch einsehen.

Integration

Neben der intecware-Familie lassen sich bereits vorhandene Systeme einbinden (SAP, Lotus Notes, Sharepoint, etc.).

Überblick

Vernetzte Zusammenarbeit

intecware::eSV bietet die Möglichkeit, Beteiligten einen Online-Zugriff auf ein Sitzungsprotokoll zu geben, um die Protokollierung live zu verfolgen oder sogar selber zu dokumentieren. So steigern Sie die Transparenz und erleichtern verteiltes Arbeiten. Über die Timeline ist die Protokollerstellung jederzeit nachvollziehbar.

Individuell

Nicht jede Sitzung ist gleich. Unterschiedliche Fachbereiche oder Hierarchiestufen haben unterschiedliche Anforderungen an eine Sitzung. Durch individuell konfigurierbare Sitzungstypen können vielfältige Anforderungen optimal bedient werden.

Sitzungsunterlagen

Egal ob öffentlich oder privat, für die Sitzung notwendige Dokumente können strukturiert abgelegt werden. Lästiges Kopieren von Unterlagen für Beteiligte oder unzählige Mails gehören der Vergangenheit an.

Sitzungsplanung

Vorbereitung, Koordination und Abschluss einer Sitzung nehmen viel Zeit in Anspruch. intecware::eSV hilft, Zeit zu sparen. Greifen Sie auf Sitzungstemplates zurück, automatisieren Sie Einladungen und dokumentieren Sie Tasks oder notwendige Dateien und Dokumente in Vorbereitung auf ein Meeting. Die Verteilung läuft automatisiert und jeder ist auf dem aktuellen Stand.

Integration

Eine Sitzungsverwaltung läuft meist nicht autark. Schnittstellen werden zu den verschiedensten Systeme benötigt (Projektmanagement, Kantine, zentrale Raum- und Terminverwaltung, DMS etc.). Die moderne service-orientierte Architektur stellt die Verteilung der Daten zwischen verschiedenen Anwendungen sicher. Neben der intecware-Familie lassen sich so bereits vorhandene Systeme koppeln (SAP, Lotus Notes, Sharepoint, etc.).

Aufgabenverfolgung

Was waren noch die Entscheidungen der letzten Sitzung und wie sind die Arbeitsstände der einzelnen Aufgaben? Mit einer zentralen Aufgabenverfolgung inkl. historischer Betrachtung zum Bearbeitungsstand liefert intecware::eSV eine komplette Sicht auf Aufgaben. Werden Aufgaben nicht erledigt, sind sie automatisch Bestandteil der Folgesitzung. Notwendige Informationen zu einer Aufgabe kann jeder Nutzer in seinem persönlichen Schreibtisch einsehen.

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